Nyaralás a digitális korban

: Hogyan hozza össze az informatika a szabadságot és a hatékonyságot?

Felhőrendszerek segítségével egyszerre őrizhetjük meg a kontrollt és élvezhetjük a pihenést a nyaralás alatt

Az informatikai fejlesztések az elmúlt években számtalan előnyt kínáltak számunkra, de vajon jól járunk-e azzal, ha a nyaralásunk alatt is folyamatosan elérhetőek vagyunk? Fontos felismernünk, hogy a munka és magánélet egyensúlya elengedhetetlen a jóllétünk szempontjából, így természetes, hogy a nyaralásunkon szeretnénk az irodát magunk mögött hagyni. Azonban egy vezető tisztában van azzal, hogy nem fog tudni úgy nyaralni, hogy egyáltalán ne kelljen foglalkoznia az irodai dolgokkal, hiszen egy cég életében mindig akadnak olyan helyzetek, amikor azonnali intézkedésre van szükség. A felhő alapú informatikai megoldások pontosan abban segítenek, hogy távolról is könnyedén elérjük és kezeljük a szükséges információkat. Emellett az okoseszközök nyújtotta lehetőségekkel megőrizhetjük a szabadságunkat, így biztosítva a stresszmentes feltöltődést a nyaralás során.

Fókusz üzemmód – Kapcsold be és kapcsolj ki!

Sokaknak a mai napig problémát jelent a munka és a magánélet összemosódása, ami miatt a legtöbben a digitalizációt és az okoseszközöket okolják. Pedig a legtöbb készüléken már elérhető a fókusz üzemmód, amivel egyszerűen beállítható az, hogy mikor milyen alkalmazástól kapjunk értesítéseket. Így nem kell attól tartanunk, hogy a munkahelyi emailek, vagy az irodai chat folyamatosan megzavarja a pihenésünket. Ehhez egyszerűen csak létre kell hoznunk egy “Nyaralás” fókusz módot, amibe kikapcsoljuk, vagy korlátozzuk a munkával kapcsolatos értesítéseket.

“A munka és a magánélet szétválasztása 4-5 évvel ezelőtt valóban problémás volt, de a home office bevezetése a szoftvergyártókat is ráébresztette  arra, hogy a rugalmas munkarend hosszú távon csak úgy lesz fenntartható, ha megoldást találnak a work-life balance megtartására. Ennek köszönhetően ma már a legtöbb eszközön könnyen beállítható, hogy mikor milyen értesítéseket kapjunk, így a nyaralásunkat sem zavarhatják meg az irodai ügyek.” – árulta el Juhász Viktor.

A mobilalkalmazások nem váltják ki az irodai programokat, de a nyaraláson praktikus megoldást jelentenek

Bár az elmúlt években a vezető szoftvergyártók rengeteg fejlesztést hajtottak végre a mobilalkalmazásokon, a dokumentum vagy táblázatkezelésre használt programok esetében itt még mindig sokkal korlátozottabb eszközök állnak a felhasználók rendelkezésére, mint a PC készülékeken. A szakértő szerint ennek meg van az oka, hiszen a szoftvergyártók a mobilalkalmazásaikkal nem az irodai programokat szeretnék kiváltani. Tehát ezeket az alkalmazásokat nem a dokumentumok formázására, vagy bonyulult feladatok elvégzésére fejlesztették. A nyaraláson azonban sokat segíthetnek ezek az applikációk, hiszen segítségükkel a telefonunkról is egyszerűen kezelhetjük a dokumentumokat, szükség esetén pedig kisebb változtatásokat is végezhetünk bennük.

“A felhő pont azt a szabadságot adja meg, hogy nem kell minden apróság miatt bemenni az irodába, mert fent van rajta minden, ami a munkához kell. Ráadásul most már nagyon jó mobilalkalmazások vannak, amelyeknek köszönhetően a telefonunkról is kezelhetjük az emaileket vagy szerkeszthetjük a dokumentumokat, így még a laptopot se kell kinyitnunk ahhoz, hogy pillanatok alatt elintézzük az iroda sürgős ügyeit.” – fejtette ki Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

Az applikációknak köszönhetően előbb elkezdhetjük a hétvégét

Természetes, hogy a nyári nagy hőségben a legtöbben egész héten a szombati lazítást tervezgetik. De miért ne kezdődhetne előbb a hétvége? A Balaton felé meginduló tömeg például remekül elkerülhető, ha az autót kinevezzük konferencia teremnek és a pénteki meetingeket már a telefonról intézzük. A mobilalkalmazásoknak hála, az online megbeszéléseket útközben is intézhetjük Google Meet-en, Teams-en vagy akár Zoom-on keresztül. Így megspórolható a 4 órás dugó, a hétvége pedig már pénteken elkezdődhet!

Az eszközbeállítások ma már annyira az előkészületek részei, mint a szállásfoglalás és a biztosítás

A vakációra való készülődés sokszor már a nyaralás előtti hetekben megkezdődik, hiszen szeretnénk, ha a jól megérdemelt pihenésünk alatt minden tökéletes lenne. Hogy ez valóban így legyen, érdemes egy kis időt szánni a felhőben lévő programok és fiókok beállításaira is. Egy jó IT szolgáltató természetesen ebben is támogatást nyújthat a vállalatoknak, hiszen sokszor nemcsak a munkavállalók pihenése múlik a megfelelő beállításokon, de a vállalati együttműködésre és az adatbiztonságra is hatással lehetnek.

“A program- és eszközbeállítások körültekintő elvégzése egy kötelező lépés kell, hogy legyen mielőtt hosszabb szabadságra megyünk. Ez ma már annyira magától értetődő, minthogy nyaralás előtt szállást foglalunk vagy biztosítást kötünk.” – árulta el Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

Íme 5 dolog, amit érdemes beállítani a felhőben a nyaralás előtt

Automatikus email válaszok – A levelező rendszerbe beállított automatikus out of office üzenetek segítenek, hogy az ügyfelek és munkatársak is értesüljenek arról, hogy házon kívül vagyunk. Ezekbe az emailekbe érdemes megadni a szabadságunk időtartamát, valamint egy olyan kolléga elérhetőségét, aki helyettesít minket a nyaralásunk alatt. Így a feladó tudni fogja, hogy kihez fordulhat a kérdésével és mikor kereshet újra.

Felhatalmazási jogkörök az email fiókhoz – Ha fontos, hogy a levelezésünket a szabadságunk alatt is folyamatosan ellenőrizzék, adjunk jogosultságot munkatársainknak az email fiókunkhoz, így ők láthatják az üzeneteket és intézkedhetnek a fontos ügyek kapcsán. Ezt a Gmailben egy egyszerű beállítással megtehetjük anélkül, hogy megadnánk jelszavunkat a fiókunkhoz, és vissza is vonhatjuk, amikor visszatértünk az irodába.

Offline mód beállítása – Kevesen tudják, de a legtöbb felhőben lévő alkalmazás egy egyszerű beállítással offline is működik. Ennek feltétele azonban az online elvégzett szinkronizálás. Ez persze tárhely mérettől függően időigényes lehet, azonban lehetővé teszi, hogy internet elérés nélkül is dolgozhassunk a felhőben lévő dokumentumokban. Ez a beállítás különösen akkor jön jól akkor, ha például repülőgépen szeretnénk dolgozni, vagy olyan helyszínen, ahol nincs stabil internetkapcsolat.

Naptár és Chat státusz frissítése – Mielőtt nyaralni megyünk, érdemes a naptárunkban is jelezni a szabadságunkat, így kivédhető, hogy a munkatársaink meetinget vagy feladatot szervezzenek nekünk erre az időszakra. Mivel az utóbbi időben az irodai chat a kommunikáció egy fontos csatornájává vált, így érdemes ott is beállítani az out of office státuszt.

Biztonsági mentések – Bár senki nem szereti az ördögöt a falra festeni, de a nyaralás előtt érdemes körültekintően elvégezni a biztonsági mentéseket az okoseszközökön. Így a készülékek elvesztése vagy megsérülése esetén sem vesznek el adataink, mivel azokat a felhőbe mentettük. A felhőn keresztül ráadásul könnyen le is tilthatjuk ezeket az eszközöket, így adataink biztosan nem kerülnek illetéktelen kezekbe. Ez után egy másik készüléken pár kattintással újraktiválhatjuk fiókunkat.