Customize Consent Preferences

We use cookies to help you navigate efficiently and perform certain functions. You will find detailed information about all cookies under each consent category below.

The cookies that are categorized as "Necessary" are stored on your browser as they are essential for enabling the basic functionalities of the site. ... 

Always Active

Necessary cookies are required to enable the basic features of this site, such as providing secure log-in or adjusting your consent preferences. These cookies do not store any personally identifiable data.

No cookies to display.

Functional cookies help perform certain functionalities like sharing the content of the website on social media platforms, collecting feedback, and other third-party features.

No cookies to display.

Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics such as the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc.

No cookies to display.

Performance cookies are used to understand and analyze the key performance indexes of the website which helps in delivering a better user experience for the visitors.

No cookies to display.

Advertisement cookies are used to provide visitors with customized advertisements based on the pages you visited previously and to analyze the effectiveness of the ad campaigns.

No cookies to display.

Nem tudott pályára állni a NASA szoftvergazdálkodási programja

Nemrég tette közzé a NASA Főfelügyelői Hivatala a szervezet szoftvereszköz-gazdálkodására irányuló felülvizsgálatának eredményét, melyben több tízmillió dollár mértékű bírságot, túlköltekezést és jelentős fejlesztési lehetőséget állapított meg. Az eset jól példázza, hogy mekkora jelentősége is van a proaktív szoftvererőforrás-gazdálkodásnak, ami optimalizálja a szervezetek informatikai költségeit, miközben jelentősen minimalizálja a szerződési feltételek megszegéséből eredő kockázatokat is.

A jelentés szerint az elmúlt öt évben 20 millió dollárnyi nem tervezett költés keletkezett a NASA-nál különböző szoftverlicenc-hiányok miatt, melyeket gyártói auditok során állapítottak meg és számláztak ki. Emellett 15 millió dollárnyi túlköltekezésre mutatott rá a hivatal, amely a fel nem használt (csak Oracle termékekre vonatkozó) licencekből adódott össze. A jelentés megállapítja továbbá, hogy a NASA mintegy 4 millió dollárt takaríthatna meg három éven belül abban az esetben, ha a teljes szervezetet átfogó szoftvergazdálkodási programot vezetne be.

A fenti adatok azért láthattak napvilágot, mert az amerikai szövetségi elvárások külön rendelkeznek az egyes szervek szoftverlicencelési gyakorlatáról. A szabályozások célja, hogy az adott szervezet megfelelő módon működtesse az erre irányuló gyakorlatát, és biztosítsa a szükséges mennyiségű szoftverlicenceket, hiszen végső soron az adófizetők pénzének felhasználásáról van szó.

Az IT területen belüli költségoptimalizálásra több lehetőség is van, például az informatikai szolgáltatások kiszervezése, a beszállítókkal kötött szerződések lehetőség szerinti újratárgyalása, a felhőmegoldás, a technológiai váltás, a virtualizáció, az informatikai folyamatok és eljárások optimalizálásával összefüggő robotika vagy további jövőbemutató lehetőségek, például mesterséges intelligenciával támogatott megoldások. A használatban lévő szoftverek és a rendelkezésre álló szoftverlicencek kezelése azonban ritkán merül fel a költségcsökkentés kontextusában, pedig számos mérhető előnnyel jár a szervezet számára.

Az informatikai költségvetés megközelítőleg 40%-át szoftverlicencekre, illetve azokkal kapcsolatos támogatásra költik a cégek” – mondja Schmidt Zsolt, Deloitte Magyarország kockázatkezelési tanácsadás üzletágának Software Asset Management szakértője. „Ügyfeleinknél szerzett tapasztalatok alapján azt látjuk, hogy a vállalatok közel 60%-a fizet olyan szoftverek támogatásáért, amelyeket valójában nem használ, vagy a gyakorlatban egy adott termék támogatása egyáltalán nem szükséges. Természetesen ez mindig a szervezet üzleti döntése, olykor jobban, máskor kevésbé pontosan felmért háttérinformációk alapján.”

Az eszközeinken telepített és használt szoftvereknek, valamint a licencjogosultságok állapotának folyamatos figyelemmel kísérése nemcsak a szoftverlicencekkel és azok támogatásával kapcsolatos költségek optimalizálását teszi lehetővé, hanem minimalizálja a hatályos licencfeltételek be nem tartásából eredő kockázatokat is.

Proaktív szoftvereszköz-gazdálkodás a költségcsökkentésért

A szoftvergyártók nemcsak szoftverlicenceket értékesítenek, hanem olyan terméktámogatási szolgáltatásokat is nyújtanak, amelyek további előnyökkel járnak az ügyfelek számára. Ez lehet a termék legújabb verziójára történő frissítés joga, a gyártó által nyújtott technikai támogatás szoftveres problémák esetén, képzés felhasználók és adminisztrátorok számára, kedvezőbb licencelési feltételek, díjfizetések időbeli elosztása és más egyéb lehetőségek. A szolgáltatástípus ára szoftvergyártótól függően egy adott termék alaplicenc árának 20-30%-a körül mozog. Költsége a szervezetet ciklikusan terheli, általában éves díj formájában.

A szolgáltatás megújításának előkészítésekor a vállalatok nagyon gyakran olyan becsült adatok vagy nem teljeskörű felmérések alapján döntenek, melyeket nem támaszt alá az adott licenc és a hozzá kapcsolódó támogatás tényleges használatának vizsgálata. Ez többletköltésekhez vezethet, vagy éppen licencmegfelelőségi problémákat okozhat, amennyiben inkább a megtakarítás mellett dönt a cég. Ezért a szoftvertámogatással járó költségek optimalizálása komoly lehetőségekkel jár, melynek előfeltétele a használt szoftverek és a ténylegesen birtokolt licencek számának folyamatos figyelemmel kísérése.

A proaktív szoftvereszköz-gazdálkodás másik előnye a meglévő szoftverlicencek újrafelhasználásának lehetősége. A vállalatok egy-egy új informatikai projekt részeként úgy vásárolnak szoftverlicenceket, hogy nem ellenőrzik, vannak-e szabad licencei vagy esetleg a meglévő licencek megfelelnének-e az adott célra. Annak ismeretében, hogy mely alkalmazásokat vagy rendszereket használnak ténylegesen, és melyek a kihasználatlanok, dönthetnek úgyis az adott cégek, hogy eltávolítják a nem használt szoftvereket, és ismét felhasználják az így elérhetővé váló licenceket. Ez lehetővé teszi a kliens-, és a szerveroldali szoftverekhez kapcsolódó informatikai költségek optimalizálását a megvalósított informatikai projektek részeként.

Túlzott licenchasználatból eredő kockázatok csökkentése

A szoftvergyártókkal kötött licencszerződések feltételeinek tudatos vagy információk és felkészültség hiányában nem szándékos megszegése számos kockázattal jár a licenceket vásárlók számára. A licencszerződések többségében szerepel olyan rendelkezés, amely lehetővé teszi a gyártók számára, hogy megfelelőségi ellenőrzést végezzenek. Ilyen esetben azt vizsgálják, hogy a végfelhasználó megfelel-e az egyes termékek licencfeltételeinek, vagyis annyi licencet használ-e, mint amennyivel rendelkezik, illetve a megfelelő licenctípusokat használja-e a telepített termékekhez képest. Ha a felülvizsgálat eredményeként szabálytalanságokat fedeznek fel, úgy a szoftvergyártó kezdeményezheti a különbségek azonnali, egyösszegű megtérítését. Továbbá szoftvergyártótól függően akár visszamenőleges terméktámogatási díjat is felszámíthatnak a felülvizsgálatot megelőző 3 évre – mindezt a licencszerződések feltételeinek megfelelően.

A vállalatok közel 70%-a használ licenc nélküli szoftvereket, mert vagy nem vásároltak eleget, vagy ha igen, akkor nem megfelelő termékverziót” – teszi hozzá Szöllősi Zoltán, a Deloitte magyarországi kockázatkezelési tanácsadás partnere. „Az ilyen helyzetben lévő vállalatok nem tervezett kiadások kockázatának vannak kitéve, hiszen a hiányzó szoftverlicencek megvásárlása és a visszamenőleges támogatás díja a többmillió eurót is elérheti.”

A szoftverhasználat proaktív menedzsmentje és a szerződések újratárgyalása lehetővé teszi az informatikai költségek optimalizálását, valamint a szoftvergyártók által kezdeményezett licenc felülvizsgálatok esetleges negatív eredményeivel összefüggő kiadások elkerülését. A nem megfelelő licencmenedzsmentből eredő másik, gyakran figyelmen kívül hagyott és nehezen mérhető kockázat a vállalat hírnevéhez kapcsolódik. A licencszerződések be nem tartása negatívan befolyásolhatja a szervezetről, illetve a felelős vezetésről alkotott véleményt, legyen szó beszállítókról, üzleti partnerekről, vagy akár a szélesebb tulajdonosi körről.

Szoftverek másodlagos piaca

Az informatikai költségek optimalizálásakor érdemes mérlegelni a szoftverlicencek megvásárlásának alternatív módját is. Az európai piacon sok olyan szereplő van, aki a használt licencek továbbértékesítésére szakosodott. Az ilyen licencek megvásárlása drasztikusan csökkenti a szoftverek költségeit, az ezen a csatornán keresztül történő licencvásárlásból származó megtakarítás egy adott termék alaplicenc-árához viszonyítva akár a 70%-ot is elérheti.

Ezzel a lehetőséggel egyrészt sokkal kedvezményesebb áron elérhetők a szoftverek a vállalatok számára, másrészt ugyanazon a csatornán értékesíthetők a nem használt szoftverlicencek is. Ez szintén fontos lehetőség, hiszen a megfigyeléseink alapján a szervezetek által megvásárolt szoftverek megközelítőleg 22%-át soha nem telepítik és használják” – összegez Schmidt Zsolt.

*Final Report – IG-23-008 – NASA’s Software Asset Management