Mit tehetünk, hogy ne okozzon fejfájást a hó végi zárás?

A könyvelők számára az egyik legfontosabb feladat a hó végi zárás elvégzése a cégük, vagy -könyvelőirodák esetén- az ügyfelek számára. A Process Solutions (PS) mint Magyarország vezető BPO (business process outsourcing) vállalata ezért összegyűjtötte, milyen megoldásokkal lehet hatékonyabbá és sikeresebbé tenni a munkafolyamatot.

A kulcsfontosságú tényezők a hó végi zárás megkönnyítéséhez a következők:

• Hóközi folyamatos és szervezett tranzakció feldolgozás;

• A zárás optimális határidejének meghatározása;

• Számviteli becslések kidolgozása és alkalmazása;

• Folyamatos egyeztetések a hónap során;

• A könyvelési csapaton belüli szerepek és felelősségek egyértelmű meghatározása.

A PS első kézből ismeri a hó végi zárások menetét annak nehézségeivel és lehetőségeivel együtt. A Process Solutions a közép-kelet-európai régióban havonta körülbelül 1200 zárási folyamatot bonyolít le ügyfelei részére, ami jelentős, mintegy 13600 órányi munkát igényel a munkatársaktól, ezért kifejezetten fontos ennek a területnek az optimalizálása.

A legtöbb esetben a hó végi zárással kapcsolatban az egyik legfontosabb elvárás, hogy annak végén egy átlátható, és megalapozott vezetői riport álljon elő. Az ideális menedzsment riportok legfontosabb tulajdonságai, hogy releváns és aktuális adatokat tartalmaznak, érthetően mutatják be a vállalat pénzügyi helyzetét, részletezik a ráfordításokat és a bevételeket, valamint tartalmazzák a cash-flowt is.

De mik is a legnagyobb nehézségeket jelentő akadályok a hó végi zárás időbeni és hatékony elvégzése tekintetében? A hó végi záráshoz szükséges dokumentumokat tekintve elsődleges nehezítő tényező, ha az információk és a számadatok nem érkeznek meg időben, vagy éppen nem relevánsak, esetleg pontatlanok, de az is gyakori probléma, hogy a könyveléshez szükséges instrukciók nincsenek feltüntetve a dokumentumokon (pl. nem egyértelmű, hogy egy számlát milyen költséghelyre kell terhelni).

Az összetett és sok nehézséggel járó hó végi zárás megkönnyíthető a könyvelők számára néhány praktika és gyakorlat alkalmazásával, meghonosításával. A PS szerint a siker kulcsa lehet többek között az adott hónap folyamán való folyamatos és megfelelően rendszerezett adat- és dokumentum-feldolgozás, a zárás határidejének pontos kitűzése azért, hogy a szakemberek és az adatok is készen álljanak az eljárás lebonyolítására, megkönnyítve ezzel az égető határidők kapkodásmentes betartását. Ügyeljünk arra is, hogy az egész hónap során folyamatosan intézzük el azokat az egyeztetéseket, melyeket nem csak hó végén lehet elvégezni, ezzel is időt takarítunk meg a zárás folyamatában.

A hatékony zárásban sokat segíthet az is, ha előzetes kalkulációkat készítünk, így ahelyett, hogy megvárnánk az elmúlt időszak pontos eredményeit, számadatait (amik nélkül nem tudunk dolgozni), használjunk megfelelő becsléseket a havi zárások során. Ne feledjük ugyanakkor, hogy a becsléseknek kellően pontosnak és megalapozottnak is kell lenniük.

A szakemberek kiváló helytállásához természetesen hozzátartozik a megfelelő és hatékony kommunikáció a csapat tagjai és a többi érintett között (beszerzés, kontrolling, stb.), illetve a jó együttműködés is, amelyet befolyásolhat a szakmai csoportban lévő szerepek és felelősségek tisztázása és kiosztása, ezért erre a szegmensre is kiemelkedő figyelmet kell fordítani a vállalat szerint.

Urbán Balázs, a Process Solutions szenior menedzsere elmondta, a legtöbb vállalatnál még mindig probléma a pontos szerepek és feladatok meghatározása, ezért kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy az információ minél könnyebben áramoljon egy-egy cégen belül. A megfelelő vezetők kiválasztásával és folyamatos képzésével nemcsak a hó végi zárás, hanem a legtöbb folyamat is könnyebbé válhat.