Nyakunkon a GDPR – Mit tehetünk még a májusi határidőig?

A GDPR bevezetésének határideje lassan lejár, ezért Magyarország vezető BPO (Business Process Outsourcing) vállalata, a Process Solutions összeszedte azokat a főbb intézkedéseket, amelyekre a cégeknek még a május 25-i határidő előtt érdemes odafigyelni, illetve megvizsgálta az érintettek jogainak körét is.

Az Európai Unió – már hatályban lévő – általános adatvédelmi rendeletét (GDPR) 2018. május 25-től már alkalmazni is tudni kell. Mindez jelentős és közvetlen hatással bír a szervezetekre nézve, mivel szinte minden cégre vonatkozik, amely bármilyen módon kapcsolatban áll magánszemélyekkel, és személyes adatok kezelésében és/vagy feldolgozásában érintett, tekintet nélkül arra, hogy EU-n belül vagy kívül tevékenykednek.

Mi számít rossz gyakorlatnak adatkezelőként vagy adatfeldolgozóként?

A rendelet két nagyon fontos dolgot különböztet meg, miszerint a vállalatok adatkezelői és adatfeldolgozói minőségbe is kerülhetnek. Például a bárszámfejtői szakmában mind a két oldalnak meg kell felelni, mivel munkáltatóként megjelenik adatkezelőként, az ügyfelek felé pedig adatfeldolgozóként is. Íme néhány példa, hogy mik számíthatnak rossz gyakorlatnak:

• A meghatározott időn túl email címek tovább tárolása

• Hozzájárulás nélküli adatok felhasználása bármilyen célra

• Illetéktelen kezekbe történő adatkiadás

• Titkosítatlan eszközön személyes adatok hordozása

• Az érintett adatainak törlésére irányuló kérelem után, az adatok marketing célú további tárolása vagy használata

• Személyes adatok továbbítása, a megfelelő védelem biztosítása nélkül

• Személyes adatok felügyelet nélkül hagyása pl. íróasztalon vagy képernyőn

• Gyermekek személyes adatainak begyűjtése, használata szülői belegyezés nélkül

Mik a magánszemélyek jogai a GDPR-ban?

A rendeletet megannyi elemzésnek vetették már alá, azonban azt is érdemes megvizsgálni, hogy az érintetteknek, a munkavállalóknak milyen jogai vannak. A teljesség igénye nélkül, néhány hétköznapi példán keresztül bemutatjuk, hogy magánszemélyként miként élhetünk ezekkel a május 25-i bevezetés után.

• Tájékoztatáshoz való jog – „Szeretném megtudni, hogy milyen adatokat tárolnak rólam és azt mire használják.”

• Hozzáféréshez való jog – „Hozzá szeretnék férni az adataimhoz, hogy lássam, hogy milyen adatokat tárolnak rólam.”

• Helyesbítéshez való jog – „Javítani szeretném hibásan rögzített adataimat.”

• Törléshez való jog (elfeledtetés) – „Szeretném, ha törölnék az adataimat.”

• A feldolgozás korlátozásának joga – „Kérem, addig ne használják az adataimat, amíg nem ellenőriztem annak jogosságát.”

• Az adathordozhatósághoz való jog – „Hozzá akarok férni az adataimhoz és ezeket el akarom vinni.”

• Tiltakozáshoz való jog – „Nem akarok hírleveleket és promóciókat kapni.”

Mit tegyünk, ha még nem kezdtünk el felkészülni a rendeletre?

Mivel nagyon szoros a határidő, szinte biztosak lehetünk benne, hogy külső segítség bevonására lesz szükség.

• Kifejezetten fontos, hogy a szervezet azonosítsa, hol keletkezhetnek a cégében személyes adatok. Figyelem! Ha azt gondoljunk, hogy a beszállítóink elsősorban cégek, és velük kapcsolatban nincsen személyes adat, attól függetlenül, ha magánvállalkozásról, vagy egyéni vállalkozásról beszélünk, akkor már vonatkozik rá is a rendelet.

• Figyeljünk a rendelet komplexitására! A papíralapú dokumentumokban, belső rendszerekben, adatbázisokban, emailekben szereplő adatokra is vonatkozik a rendelet!

• Mérjük fel, hol tartunk jelenleg, milyen biztonsági rendszereink vannak! Az ezekre vonatkozó kérdőíveket beszerezhetjük weboldalakról is.

• Készítsünk egy sztenderdizált csomagot, ami tartalmaz munkaszerződéshez kapcsolódó kiegészítéseket, védelmi-adatbiztonsági leírásokat, illetve informatikai kérdéseket, ami leírja, hogyan fogjuk az adatokat átadni, tárolni és kezelni!

• Kérjünk segítséget könyvelőnktől, bérszámfejtőnktől!

Hogyan ismertessük meg a GDPR-t a munkatársakkal?

Az új rendelet bevezetésével járó változásokra, annak megértésére és az alkalmazás módszertanára érdemes felkészíteni a munkatársainkat is. Ez történhet belső tájékoztatási felületeken (hírlevél, intranet stb.), szerződéseken, azok módosításán keresztül, vagy éppen a munkaköri leírásokban való kiegészítésként. Fontos a rendszeres tájékoztatás, és a folyamatos ellenőrzés a bevezetést követően a gyakorlati alkalmazás hatékonyságáról.

„A GDPR felkészülés bár jelentős idő- és financiális ráfordításokkal jár, úgy gondoljuk, a rendelet nagyban hozzájárul ahhoz, hogy munkatársaink és ügyfeleink biztosak lehessenek a személyes adataik biztonságával és kezelésével kapcsolatban. Célunk, hogy mindenben megfeleljünk a jogszabálynak, hiszen BPO szolgáltatóként mind adatkezelőként, mind adatfeldolgozóként felelősséggel tartozunk partnereinkért. A rendelet be nem tartása gyakorlatilag elkerülhetetlen. Nagyon pontos feltételek kerültek meghatározásra, szigorú határidőkkel. Fontos megemlíteni azonban, hogy a vállalatoknak első sorban azt kell bizonyítaniuk, hogy lehetőség szerint a legjobban megfeleltek a GDPR szabályozásainak. Nekünk is ez a feladatunk, hiszen előfordulhatnak olyan követelmények, amelyek meghaladhatják az adott cég költségeit vagy egyéb lehetőségeit, forrásait. Erre a szabályozás is odafigyel, ezért mindenkinek a saját lehetőségeihez képest kell kiépíteni az új adatbiztonsági rendszerét.” – mondta el Babos János, a Process Solutions Partnere, ügyvezető igazgatója.