Nem kell „megbénulniuk” a cégeknek járvány idején
A társasági döntések megfelelő előkészítéssel online formában is történhetnek
A koronavírus-járvány és az azzal járó korlátozások új kihívások elé állították a gazdaság szereplőit: miként tudják meghozni azokat a döntéseket, amelyek a vállalkozások működtetéséhez létfontosságúak? Elég csak a jelenleg is aktuális beszámoló-elfogadásra, az aláírásra jogosultak kinevezésére vagy az alapító okirat módosítására gondolni, amelyekhez taggyűlés tartása, a képviseletre jogosultak aláírása, illetve ügyvédi képviselet szükséges. Milyen lehetőségek állnak rendelkezésre, ha a személyes találkozás nem megoldható vagy a postai szolgáltatások nem elérhetőek? A Réti, Várszegi és Társai Ügyvédi Iroda PwC Legal szakértői összegyűjtötték a megoldásokat.
Az ilyen és ehhez hasonló helyzetekre a Polgári Törvénykönyv, az ügyvédi törvény, a Cégtörvény, a Polgári Perrendtartás és a vonatkozó európai uniós szabályozás mellett atársaság létesítő okiratában kell keresni a megoldást.
„A jogszabályok szerencsére lehetőséget biztosítanak arra, hogy a társasági döntéshozatalra személyes jelenlét, sőt akár fizikai aláírás és postai szolgáltatások nélkül, elektronikus aláírás használatával is sor kerüljön. Figyelemmel kell lenni azonban a társaságok alapító okiratára, sok vállalkozás ugyanis nem gondoskodott időben a távollevők közötti döntéshozatal engedélyezéséről, vagy kifejezetten kizárta azt. Ilyen esetben meg kell vizsgálni, hogy milyen módon lehet az alapító okiratot a lehető leggyorsabban módosítani” – mondta Kelemen Dániel, a Réti, Várszegi és Társai Ügyvédi Iroda PwC Legal szakértője.
Az ülés tartása nélküli döntéshozatal
Amennyiben a társaság létesítő okirata lehetővé teszi, a társaság tulajdonosai ülés tartása nélkül, távszavazás útján – akár otthonról – is dönthetnek a társaság legfőbb szervének hatáskörébe tartozó kérdésekben. Kivételt képeznek ez alól a nyilvánosan működő részvénytársaságok, esetükben ugyanis kizárt az ülés tartása nélküli határozathozatal lehetősége.
A teljes döntéshozatali folyamat írásban zajlik. A törvényi szabályozás lehetőséget biztosít arra is, hogy a döntéshozatali eljárás során elektronikus hírközlő eszközöket alkalmazzanak.
Az ülés tartása nélküli határozathozatali eljárás akkor eredményes, ha a tagok legalább annyi szavazatot megküldenek az ügyvezetés részére, amennyi a határozatképességhez szükséges lenne egy rendes ülés tartása esetén.
Konferenciaülés
Ha a társaság létesítő okirata lehetővé teszi, a tagok személyes részvétel helyett elektronikus hírközlő eszközök igénybevételével is részt vehetnek a legfőbb szerv ülésén, amely lehetőséggel élhetnek egyes tagok, vagyis ún. vegyes ülést tarthatnak, de lehetőség van arra, is, hogy a társaság tagjai konferenciaülést (telefon-, video- vagy webkonferenciát) tartsanak, ahol minden egyes tag elektronikus úton1 vesz részt a legfőbb szerv ülésén. A Magyar Ügyvédi Kamara pontosan meghatározta azokat a felületeket, amelyek használhatóak ilyen esetekben (Skype, Zoom, Microsoft Teams, bluejeans.com).
„A konferenciaülésen történő határozathozatal a taggyűlésen történő határozathozatalnak minősül, ezért a konferenciaülések esetén is figyelembe kell venni a legfőbb szerv ülésével kapcsolatos általános szabályokat. Így például az összehívására, napirend közlésére, határozatképességére, határozathozatalra vonatkozó elemeket” – tette hozzá dr. Kelemen Dániel.
Ahhoz, hogy egy társaság tagjai (részvényesei) konferenciaülést tarthassanak, a társaság létesítő okiratában előzetesen meg kell határozni az igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközöket, valamint azok alkalmazásának feltételeit és módját úgy, hogy a tagok azonosítása, a tagok közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikáció biztosított legyen.
A konferenciaülésről főszabály szerint nem kötelező írásos formájú jegyzőkönyvet készíteni, csupán arról kell gondoskodni, hogy az ott elhangzottak és a meghozott határozatok rögzítésre kerüljenek úgy, hogy azok utóbb is ellenőrizhetők legyenek. Kötelező azonban jegyzőkönyvet készíteni, ha a társaság tagjai (részvényesei) által az ülésen meghozott határozatok olyan tárgyú döntéseket tartalmaznak, amelyek érintik a társaság cégjegyzékbe bejegyzett adatait, és ezért azokat be kell nyújtani az illetékes cégbírósághoz (ilyen döntés például a létesítő okirat módosítása, ügyvezető kinevezése, könyvvizsgáló kinevezése).
Ügyvédi közreműködés „távolról”
A létesítő okirat módosítása és a cégbírósági eljárás ügyvédi (jogtanácsosi) közreműködéshez kötött. Az ügyvédi törvény azonban lehetőséget biztosít arra, hogy a felek azonosítására és nyilatkozataik rögzítésére a jogi képviselő elektronikus kommunikáció (pl. Skype, Zoom) igénybevételével kerítsen sort.
Ennek eredményeként a jogi képviselő a létesítő okiratot a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalhatja, és akár elektronikusan is aláírhatja (mellőzve a papír alapú ellenjegyzést). Ez az eljárás alkalmas a külföldön tett nyilatkozatok esetében a felülhitelesítés (apostille) kiváltására is, hiszen e szolgáltatások elérése is problémássá vált a járványnak köszönhetően.
Ha a postát sem szeretnénk vagy nem lehet igénybe venni – a dokumentumok elektronikus aláírása
Ha az aláíró – tulajdonos vagy ügyvezető – a társasági iratot vagy más dokumentumot elektronikus aláírásával látja el, azzal megspórolhatja a postai kézbesítést vagy az aláíró személyes jelenlétét igénylő ügyintézést is.
Gyakran előfordul azonban, hogy egy jogszabály vagy az a szervezet, amely előtt a jognyilatkozatot felhasználják (például hatóság vagy bank), kifejezetten elvárja, hogy a jognyilatkozat az írásbeliség, illetve a teljes bizonyító erő követelményeit teljesítse. Ebbe a körbe tartoznak a társasági döntéshozatal során készülő okiratok is. Ahhoz, hogy egy elektronikus úton tett nyilatkozat írásban tett jognyilatkozatnak minősüljön, illetve teljes bizonyító erővel rendelkezzen, meg kell felelnie a jogszabályokban meghatározott formai követelményeknek.
A CIKKNEK MÉG NINCS VÉGE!
Lapozz a következő oldalra!
