Ideje felkészülni!

Oszd meg barátaiddal, ismerőseiddel is!

Szigorú szankciók mellett egységesíti az adatvédelmet az Európai Unió

Jövő májusban életbe lép az Európai Unió új adatvédelmi rendelete (General Data Protection Regulation, GDPR), amely a nemzeti jogszabályokat felülírva egységesíti az uniós tagállamok adatkezelési szabályait. Az új szabályozás lényegét röviden úgy lehet összefoglalni, hogy a magánszemélyeknek nagyobb betekintést és jogokat ad az adataik kezelésével kapcsolatban, ezzel párhuzamosan a cégek ez irányú kötelezettségeit növeli, a mulasztásokat pedig minden eddiginél nagyobb pénzbüntetéssel sújtja.

Az új, egységes európai szabályozás jövő év május 25-én lép hatályba, s bár ez még távolinak tűnhet, a változások olyan sok mindenre kiterjednek, hogy ez a bő félév biztosan kell a felkészülésre, amit ideje a cégeknek haladéktalanul elkezdeni! A rendelet ugyanis nemcsak a nagyvállalatokat érinti, hanem minden, adatot kezelő vállalkozást, legyen az családi cég vagy kis- és középvállalkozás.

Ráadásul a rendelet nemcsak a digitálisan őrzött adatokra vonatkozik, hanem a papíralapúakra is, azokat ugyanolyan szigorúan szabályozza a kezeléstől a tároláson át a szakszerű iratmegsemmisítésig.

A hazai helyzetet súlyosbítja, hogy egy páréves reprezentatív kutatás szerint a magyar kkv-k egynegyedénél semmiféle iratkezelési előírás nincsen. A kétszáz hazai kis- és középvállalkozás adatvédelmi és iratmegsemmisítési szokásait felmérő kutatást a papíralapú adatvédelemmel foglalkozó Fellowes cég rendelte meg, amiből kiderült, bár a hazai kkv-k 90 %-ánál vannak bizalmas jellegű iratok, 25 %-uknál egyáltalán nincs semmiféle előírás ezek kezelésére. Ezek után az sem meglepő, hogy szintén majdnem egynegyedük (17%) már szenvedett el versenyhátrányt adataikkal való visszaélés miatt. Ehhez most az új uniós szabályozás értelmében az is hozzáadódik, hogy a magánszemélyeknek joga lesz betekintést kérni az adataikkal való bánásmódba, és ha ebben hiányosságok mutatkoznak, a cégek minden eddiginél szigorúbb pénzbüntetésre számíthatnak.

A büntetés 20 millió euróra is rúghat, illetve az éves árbevétel 4 százalékára – ismerteti a szankció mértékét dr. Halász Bálint, a Bird & Bird ügyvédje. – Az éves bevételnél ráadásul egy nemzetközi cégnél az egész cégcsoportot veszik alapul, és a két összeg közül a magasabb megfizetésére kötelezheti a mulasztást elkövető vállalatot a hatóság.”

A legfontosabb tanácsokat a Fellowes pontokba szedte, hogy ezzel is segítse a felkészülést:

  • csak olyan adatok legyenek a cégek birtokában, amelyekre bizonyíthatóan szükség van

  • ezeket megfelelően kell tárolni és folyamatosan átnézni, hogy mire van még szükség, és mi az, amit meg kell semmisíteni

  • az aktualitásukat vesztett adatokat, bizalmas információkat tartalmazó iratokat szakszerűen és biztonságosan kell megsemmisíteni, ehhez a megfelelő eszközöket időben be kell szerezni, legyen szó papíralapú dokumentumok vagy elektronikus adatok megsemmisítéséről

  • fel kell rá készülni, hogy a magánszemélyeknek joga lesz betekintést kérniük abba, hogy hol és hogyan tárolják a róluk szóló adatokat, hogyan mozgatják azokat, illetve hogy kellő időben megsemmisítik-e

  • egy cégnél csak az erre kijelölt személyek férhetnek hozzá az adatokhoz

  • külön rendelkezni kell, hogy harmadik személynek milyen adatokat lehet átadni

  • át kell nézni a szerződéseket, beleértve a munkaszerződéseket is, és meg kell vizsgálni, hogy azok megfelelnek-e az új előírásoknak, illetve azoknak megfelelő szerződésmintákat kell kidolgozni

  • a munkáltatónak ki kell nevezni egy adatvédelmi felelőst

Alapvetően a cégeknek jövő májustól egy egészen másfajta kommunikációra kell felkészülniük az ügyfelekkel, munkavállalókkal, partnerekkel, beszállítókkal, amikor az üzletmenet szempontjából szükséges adataikat elkérik tőlük és azokat tárolják – teszi hozzá Kreutz László, a Fellowes Hungary Kft. ügyvezetője. – Nem utolsó sorban pedig jövő májusig el kell végezni a selejtezést, és gondoskodni kell a fölöslegessé vált iratok szakszerű, biztonságos megsemmisítéséről, amit aztán a jövőben is folyamatosan meg kell tenni.”

A Fellowes Brands

A Fellowes cég irodai és otthoni munkavégzést segítő termékek széles választékát gyártja és forgalmazza világszerte, többek között iratmegsemmisítőket, lamináló és spirálozó gépeket, archiváló konténereket, valamint irodai ergonómiai eszközöket.

Az 1917-ben Harry Fellowes által alapított és itascai székhelyű (USA – Illinois) Fellowes Inc. a világ 15 országában van jelen saját leányvállalattal, világszinten több mint 1200 alkalmazottat foglalkoztat, termékei pedig a világ több mint 100 országában elérhetőek.

Bővebb információért látogasson el a www.fellowes.hu weboldalra!

Oszd meg barátaiddal, ismerőseiddel is!

Vélemény, hozzászólás?

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .