Küldjük az adatvédelmet is home office-ba?

A koronavírusjárvány a munkavégzés eddig megszokott kereteit is alaposan átírta. A védekezés és a biztonság indította el a távmunka és a home office tömeges elterjedését, de már a járvány első hulláma után érzékelhető volt, hogy a kényszerszülte megoldás a jövőben bevetté és megszokottá válhat, mert a munkadó és munkavállaló számára is vannak előnyei, és ami a fő, működőképesnek tűnik. A munkavégzésben látható tendenciát a jogalkotás is igyekszik követni, pár napja jött ki a veszélyhelyzet idejére vonatkozó távmunkaszabályozás, ami egyelőre csak a járvány miatt kialakult átmeneti helyzetre érvényes. Jó alapja lehet azonban a készülő home office törvénynek, ami nyilvánvalóan már a járvány utáni, remélhetően hamarosan beálló „békeidőre” is vonatkozna. A végleges törvénynek egészen biztosan szabályoznia kell a munkahelyi balesetek kérdését és az adatvédelmet is, amit az ideiglenes helyzetre vonatkozó távmunkaszabályozás egyelőre nem érint.

A Fellowes Hungary 2013 óta foglalkozik a papíralapú adatvédelemmel, számos kutatást végeztek a témában az elmúlt hét évben. Tavalyi felmérésükben azt vizsgálták, hogy az akkor másfél éves GDPR után érzékelhető-e javulás a hazai adatvédelemben. A tavaly nyár végén végzett vizsgálat eredményei azt mutatták, hogy hiába a szankciókat is kilátásba helyező, uniós adatvédelmi rendelet, nem történt lényeges változás az adatkezelési szokásokban, legalábbis, ami az adatok biztonságos megsemmisítését illeti. Különösen a kisebb, családi vállalkozások iratkezelése mutatott súlyos hiányosságokat, ami valószínűleg abból adódott, hogy a vállalkozás jellege miatt a magán és a céges adatok között egyáltalán nem tesznek különbséget, ezért a GDPR előírásaival ellentétben számos olyan dokumentum került megsemmisítés nélkül a szemétbe, amivel vissza lehetett volna élni.

„Most azzal, hogy a munkavállaló gyakorlatilag kontrollálatlanul hazaviszi a munkájához szükséges céges papírokat, illetve a home office-ban maga is előállít ilyeneket, állandósítja ezt a helyzetet, sőt, súlyosabbá teszi, mert már korántsem csak a kis családi vállalkozásokról beszélünk, hiszen a nagyobb kkv-k és nagyvállalatok is hazaküldték az embereiket, hogy otthonról dolgozzanak – mondta Kreutz László, a Fellowes Hungary ügyvezetője. – Még aggályosabb, hogy úgy kellett ezt meglépniük, hogy a GDPR „traumáján” éppen csak átesett cégeknek egyelőre nincs semmiféle jogszabályi támpontjuk a home office-ra vonatkozó adatvédelemre.”

A szakember szerint a papíralapú adatvédelem a digitálisnál is rosszabb helyzetbe került, hiszen az otthoni munkavégzés feltételeinek gyors megteremtése elsősorban az online területre koncentrált. Tavasszal – érthető módon – rohamtempóban tették lehetővé a cégek a home office technikai feltételeit: laptop biztosítása, szerverelérés, digitális fejlesztések az online kapcsolattartás miatt és több helyen a védelemre, pl. a tűzfal megerősítésére is figyelmet fordítottak. Az azonban kiesett a látókörükből, hogy egy tízezerforintos nagyságrendű, egyszerű asztali iratmegsemmisítővel már rendkívül hatékonyan lehetne csökkenteni a céges adatbiztonságot érintő súlyos kockázatokat az otthoni környezetbe került bizalmas iratok esetében. A helyzetet tovább súlyosbítja, hogy ha a munkavállaló nem egyedül él, különböző cégek iratai keveredhetnek a háztartásokban, hiszen látható volt az is, hogy a gyors váltás sokaknak még abban is nehézséget okozott, hogy az addig csak a privát szférájuknak otthont adó lakásukban egy megfelelő és állandó dolgozó sarkot alakítsanak ki a napi munkához.

„Azt tudom mondani, amit eddig is, hogy egy pártízezer forintba kerülő asztali iratmegsemmisítő, az árával egy napon nem említhető kockázattól védheti meg a cégeket. Eddig ezt főként vezetői íróasztalokra ajánlottuk, ahol nagy mennyiségben fordultak elő bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok. Most azonban a home office miatt otthoni használatra is hasznosnak tartanám, legalább azon munkatársaknál, akik a munkájuk során sok szenzitív irattal dolgoznak otthonról. Ez egy kivitelezhető és praktikus megoldás, amivel hatékonyan lehet segíteni az adatvédelmet, aminek a pontos kereteit természetesen a törvényi szabályozás fogja megadni. És még egy felvetés a témával kapcsolatban: ha a háztartásokban az otthoni munkavégzés miatt egyre általánosabb lesz az iratmegsemmisítők jelenléte, az egészen biztosan a személyes adataink biztonságára is jó hatással lesz, hiszen, ha már van otthon egy iratmegsemmisítő, akkor nem életszerű, hogy azon csak a céges papírokat daráljuk le” – tette hozzá a szakember.