Így védhető ki a cégek legnagyobb augusztusi félelme

Néhány trükkel gyerekjátékká válik a szabadságolások kezelése

A cégek életében az augusztusban az egyik legnagyobb kihívást jelentő hónap minden évben, mert a nyáron belül is ilyenkor megy a legtöbb munkavállaló szabadságra. Dienes Martin, a DMA ponthu Kft. cégfejlesztési mentora, elmondta, az átmeneti munkaerőhiány jelentős terhet róhat a vállalatok működésére, de megfelelő stratégiával és tervezéssel elérhető, hogy ne legyen túlzott nyomás az éppen dolgozó alkalmazottakon sem.

A nyári és téliekben érdekelt szabadságolások megváltást jelentenek a munkatársak számára, hónap sok cégnek ez egy visszatérő nehézség, mert az adott időszakra új stratégiákat kell kidolgozni, hogy a munkafolyamatok zökkenőmentesen működjenek ebben a periódusban is. Vitathatatlan, hogy augusztus a legfontosabb érintett hónap, hiszen a főszezonban rengetegen mennek nyaralni – a vállalatok élete viszont ilyenkor sem állhat meg.

Dienes Martin, a DMA ponthu Kft. cégfejlesztési mentora, arról beszélt, a szabadságolás felelőssége kétoldalú, azaz minden vezetőnek és munkavállalónak feladata a hatékony tervezés. A szakember szerint az első legfontosabb a szabadságolások kezelése az, hogy tisztázni kell, ki viseli a felelősséget. Ezt a felelősséget nemcsak a vezetőségnek, hanem az egész csapatnak kell értenie, hogy azonos oldalon legyünk.

„A felelősség általában az emberi erőforrások (HR) és a közvetlen vezetőség között oszlik meg, azonban a csapatokon belül is fontos lehet a felelősség megosztása, például ki melyik feladatot veszi át szabadság ideje alatt. Ezért a vezetőknek kommunikálniuk kell ezt a felelősséget a csapattal, és kell, hogy mindenki tisztában legyen vele. Természetesen nem kell csak egy munkatársakra bízni, hogy mikor megy szabadságra, viszont közös felelősségként, kétoldalúan érdemes ezt kezelni, kommunikálni” – hívta fel rá a figyelmet.

Rendszer és kommunikáció nélkül nincs eredményDienes Martin úgy folytatta, különböző módszerekkel, például egy központi naptárral, e-mailekkel és egyéb eszközökkel könnyen nyomon követhetővé tehető a szabadságok, ezáltal csökkentve a zavart és a konfliktusokat. Ez a rendszer nemcsak a szabadságolások nyomon követését segíti, hanem elősegíti a hatékony kommunikációt is. A munkatársak és a vezetők jól láthatják, hogy mikor van szabadságon, és ez abban segít, hogy a munkafolyamatokat a lehető legkevesebb zavar mellett tudjuk folytatni.

Kitért arra is, a hatékony kommunikáció létfontosságú ebben a témakörben. Világos, következetes és időben történő kommunikáció lehetséges az esetleges problémák elkerülésében.

„A kommunikáció nemcsak a vezetők és a HR csoport között, hanem a munkatársak között is fontos. Mindenki számára világosnak kell lennie, ki mikor van szabadságon, és ki veszi át a feladatait. A vezetőknek a kommunikációt proaktívan kell kezelni. Ez azt jelenti, hogy nemcsak akkor kommunikálnak, amikor probléma merül fel, hanem folyamatosan tájékoztatják a munkatársakat a szabadságolási rendszerről és a felelősségi körökről” – sorolta a DMA ponthu Kft. cégfejlesztési mentora.

A kulcs: szabályok és önmenedzselés

Dienes Martin arra is rávilágított, a szabályok határozzák meg a szabadságolás folyamatát, aminek kidolgozása a vezető feladata. Ezek meghatározhatják, a munkatársak mikor és hogyan vehetik ki szabadságot, és abban, hogy a szabadságolási folyamatot hatékonyan és igazságosan tudjuk kezelni.

„A szabályok alatt azt értjük, hogy van egy adott rendszerünk, legyen a példa kedvéért ez egy online naptár, ahova be kell írni a kérelmeket és az elfogadott szabadságokat. Egy ilyen esetnél az egy szabály lehetne, hogy a szabadság első napja előtt minimum 10 nappal be kell írni a naptárba a szabadság kezdő időpontját. Ezzel a szabállyal például kivédhető, hogy valaki vasárnap este beírja, hogy hétfő reggel megy szabadságra. Minél több ilyen hozunk, és ezek minél jobban érthetőbbek, annál jobban fog működni a kialakított rendszered” – mondta, hozzátéve: fontos, hogy arra írjunk szabályokat, amire szükség van, és amit a leggyengébb területnek érzünk.

Végül, de nem utolsósorban kiemelte, az önmenedzselés ösztönzése a munkatársak autonómiájának növeléséhez és a szabadságolások miatt menedzseléséhez. Ennek elősegítése érdekében a vezetőknek támogatásniuk kell a munkatársakat a megfelelő kommunikációs eszközökkel és módszerekkel. A munkatársaknak maguknak kell megbeszélniük egymás között a szabadságolás ütemezését, hogy a munkafolyamatok ne akadályozzák egymást.

Dienes Martin állítja, ezt a tanácsokat betartva garantáltan gyerekjáték számára válik a szabadságok kezelése, és az sosem lesz stresszes terület se a vezető, se senki más.