Így digitalizálódnak a modern irodák
Mik egy modern, digitális iroda kellékei?
Az interaktív LCD letaszítja trónjáról a projektort
A digitális iroda felfelé ívelő szakaszát a Covid váltotta ki, ugyanis a hibrid munkavégzés digitalizáció nélkül már nem volt megvalósítható. De milyen eszközök szükségesek annak megvalósításához, hogy a munkafolyamatok ebben az új, megváltozott rendszerben is zavartalanul működjenek tovább? A kérdésre Herczog Gábor, a holland Legamaster vizuáltechnikai eszközök magyarországi forgalmazójának, a Stiefel Magyarország Kft.-nek az ügyvezető igazgatója adja meg a választ.
Amíg mindenki rendszeresen bejárt az irodába, akadálytalanul le tudtak zajlani a személyes értekezletek, amelyekhez általában elegendő volt egy nagy fehér tábla, amire a megbeszélés vezetője vázolta a gondolatait. Könnyű dolga volt, hiszen a munkatársai ott ültek körülötte, szemtől szemben látta a reakcióikat, meg volt a lehetőség a közvetlen visszacsatolásra.
„A kényszerű home office, majd később a hibrid munkavégzés kihívás elé állította a cégeket, hiszen ahhoz, hogy a kollégák fizikai távolsága ne hátráltassa az üzletmenetet, sok esetben jelentős fejlesztések váltak szükségessé. Ennek eredményeként számos vállalkozásnál találkozhatunk olyan eszközökkel, amelyek egy modern, digitális iroda alapvető kellékeinek számítanak már ma is, és jelentőségük előreláthatóan még inkább fokozódni fog a jövőben” – avatott be Herczog Gábor.
A digitális iroda eszköztára
A korábban említett nagy fehér táblának is van digitális alternatívája, mégpedig egy óriási, érintőképernyős kijelző, azaz az interaktív LCD formájában, amelyen fut a fehér tábla alkalmazás. Az erre feljegyzett információkat meg lehet osztani a távolból csatlakozókkal, mégpedig oly módon, hogy ha ők is érintőképernyős monitorral rendelkeznek, akkor éppúgy írhatnak rá, mint az irodában tartózkodó kollégái.
„A hagyományos fehér táblával szemben a digitális változat számos más előnnyel is jár, ugyanis be lehet rá szúrni képeket, videókat, kapcsolódó linkeket is, amelyeket minden résztvevő lát és szerkeszteni is tud. Ezért azt gondolom, hogy a digitális iroda egyik alapfeltétele egy nagy méretű interaktív LCD és a hozzá tartozó szoftverek. Ha a cég működése úgy alakulna, hogy teljes munkaidőben visszatérnek az alkalmazottak az irodába, az interaktív LCD funkcióváltással videókonferencia rendszerként is alkalmazható a továbbiakban, de arra is alkalmas, hogy kiváltsák vele a projektort és sokkal hatékonyabb értekezleteket bonyolítsanak le a fejlett csoportmunka eszközök segítségével” – tudtuk meg a Legamaster magyarországi forgalmazójától.
Kiegészítők a kényelem és profizmus szolgálatában
Egy jól működő digitális irodához mindenképpen tartozik egy AirServer nevű képernyőtükröző eszköz, illetve egy teremfoglaló rendszer is, amely hozzájárul az értekezletek pontos és hatékony ütemezéséhez. Szintén hasznos kellék lehet a dokumentumkamera, ami a jól ismert írásvetítőnek a digitális változata. Számos helyen használják távoli munkaállomások között arra, hogy munkadarabok valós idejű képét osszák meg egymással távolról. A képhez a fehér tábla szoftver segítségével megjegyzéseket és jelöléseket is lehet fűzni.
„A konferenciakamera használata szintén elengedhetetlen, hiszen a fizikai távolság miatt hatványozottan fontos értekezlet közben is a megfelelő kapcsolattartás. Bár nagyon sok típus elérhető, érdemes az adott LCD-képernyőhöz tervezett eszközt választani.
Kell még egy szoftver is, amely a hibrid munkavégzéshez szükséges eszközöket biztosítja: ez a Flatfrog, ami a hagyományos fehér tábla funkciókon túl számos csoportmunkát és agilis módszertanokat – mint például a Kanban vagy a SCRUM – támogató lehetőséget is kínál” – sorolta Herczog Gábor.
A szakember arra is felhívta a figyelmet, hogy egy digitális iroda működtetése során a kényelem és a hatékonyság mellett nem elhanyagolandó a költségtakarékosság szerepe sem, hiszen a modern eszközöknek köszönhetően csökkenteni lehet az utazások számát, ami különösen fontos nemzetközi kooperációk esetén.
A projektorok kora lejárt
Az interaktív LCD-vel ki lehet váltani a projektorok használatát, ami számos előnnyel jár. Míg a projektor mellett pozitívumként leginkább a hordozhatóságát említhetjük, az interaktív LCD kedvező hatásait számba véve lényegesen hosszabb a lista. Kezdve attól, hogy egy iroda kialakítása is lényegesen egyszerűbb, ha a modern megoldást választjuk, hiszen nem szükséges az egész helyiséget bekábelezni miatta, mint a projektor esetében. Meg tudjuk jeleníteni rajta saját laptopunk képernyőjét, így könnyebben tudjuk megosztani az információkat a hallgatósággal.
„Szintén jelentős különbség, hogy egy projektor felbontása nagyon ritkán éri el a 4K-t, ha mégis, akkor szinte megfizethetetlen az ára. Az interaktív LCD-nél viszont ez az alap felbontás. Ugyancsak kiemelendő szempont a fényerő. Projektorok esetében többnyire be kell sötétítenünk a termet ahhoz, hogy a kivetített tartalmat megfelelően lássuk, egy LCD viszont fényerőszabályzóval van ellátva, így mindig az aktuális fényviszonyokhoz alkalmazkodik” – ismertette a Stiefel Magyarország Kft. ügyvezető igazgatója.
Az összehasonlításban a költséghatékonyságnak is jelentős szerepe van. Egyfelől azért, mert egy projektornak általában 4000 óránként kell cserélni a lámpáját, míg egy interaktív LCD élettartama az 50000 órát is eléri vagy akár meg is haladja, másfelől egy projektor több áramot fogyaszt, akár kétszeresét is, mint egy interaktív LCD.
Összességében elmondható, hogy a projektor ma már elavult technológiának számít. Egyetlen előnye van, hogy ha hordozni kell, akkor azt könnyebben meg lehet oldani vele. De telepített rendszerekben az interaktív LCD minden szempontból felülmúlja a projektor teljesítményét.
