Ideje felkészülni!

Szigorú szankciók mellett egységesíti az adatvédelmet az Európai Unió

Jövő májusban életbe lép az Európai Unió új adatvédelmi rendelete (General Data Protection Regulation, GDPR), amely a nemzeti jogszabályokat felülírva egységesíti az uniós tagállamok adatkezelési szabályait. Az új szabályozás lényegét röviden úgy lehet összefoglalni, hogy a magánszemélyeknek nagyobb betekintést és jogokat ad az adataik kezelésével kapcsolatban, ezzel párhuzamosan a cégek ez irányú kötelezettségeit növeli, a mulasztásokat pedig minden eddiginél nagyobb pénzbüntetéssel sújtja.

Az új, egységes európai szabályozás jövő év május 25-én lép hatályba, s bár ez még távolinak tűnhet, a változások olyan sok mindenre kiterjednek, hogy ez a bő félév biztosan kell a felkészülésre, amit ideje a cégeknek haladéktalanul elkezdeni! A rendelet ugyanis nemcsak a nagyvállalatokat érinti, hanem minden, adatot kezelő vállalkozást, legyen az családi cég vagy kis- és középvállalkozás.

Ráadásul a rendelet nemcsak a digitálisan őrzött adatokra vonatkozik, hanem a papíralapúakra is, azokat ugyanolyan szigorúan szabályozza a kezeléstől a tároláson át a szakszerű iratmegsemmisítésig.

A hazai helyzetet súlyosbítja, hogy egy páréves reprezentatív kutatás szerint a magyar kkv-k egynegyedénél semmiféle iratkezelési előírás nincsen. A kétszáz hazai kis- és középvállalkozás adatvédelmi és iratmegsemmisítési szokásait felmérő kutatást a papíralapú adatvédelemmel foglalkozó Fellowes cég rendelte meg, amiből kiderült, bár a hazai kkv-k 90 %-ánál vannak bizalmas jellegű iratok, 25 %-uknál egyáltalán nincs semmiféle előírás ezek kezelésére. Ezek után az sem meglepő, hogy szintén majdnem egynegyedük (17%) már szenvedett el versenyhátrányt adataikkal való visszaélés miatt. Ehhez most az új uniós szabályozás értelmében az is hozzáadódik, hogy a magánszemélyeknek joga lesz betekintést kérni az adataikkal való bánásmódba, és ha ebben hiányosságok mutatkoznak, a cégek minden eddiginél szigorúbb pénzbüntetésre számíthatnak.

„A büntetés 20 millió euróra is rúghat, illetve az éves árbevétel 4 százalékára – ismerteti a szankció mértékét dr. Halász Bálint, a Bird & Bird ügyvédje. – Az éves bevételnél ráadásul egy nemzetközi cégnél az egész cégcsoportot veszik alapul, és a két összeg közül a magasabb megfizetésére kötelezheti a mulasztást elkövető vállalatot a hatóság.”

A legfontosabb tanácsokat a Fellowes pontokba szedte, hogy ezzel is segítse a felkészülést:

• csak olyan adatok legyenek a cégek birtokában, amelyekre bizonyíthatóan szükség van

• ezeket megfelelően kell tárolni és folyamatosan átnézni, hogy mire van még szükség, és mi az, amit meg kell semmisíteni

• az aktualitásukat vesztett adatokat, bizalmas információkat tartalmazó iratokat szakszerűen és biztonságosan kell megsemmisíteni, ehhez a megfelelő eszközöket időben be kell szerezni, legyen szó papíralapú dokumentumok vagy elektronikus adatok megsemmisítéséről

• fel kell rá készülni, hogy a magánszemélyeknek joga lesz betekintést kérniük abba, hogy hol és hogyan tárolják a róluk szóló adatokat, hogyan mozgatják azokat, illetve hogy kellő időben megsemmisítik-e

• egy cégnél csak az erre kijelölt személyek férhetnek hozzá az adatokhoz

• külön rendelkezni kell, hogy harmadik személynek milyen adatokat lehet átadni

• át kell nézni a szerződéseket, beleértve a munkaszerződéseket is, és meg kell vizsgálni, hogy azok megfelelnek-e az új előírásoknak, illetve azoknak megfelelő szerződésmintákat kell kidolgozni

• a munkáltatónak ki kell nevezni egy adatvédelmi felelőst

„Alapvetően a cégeknek jövő májustól egy egészen másfajta kommunikációra kell felkészülniük az ügyfelekkel, munkavállalókkal, partnerekkel, beszállítókkal, amikor az üzletmenet szempontjából szükséges adataikat elkérik tőlük és azokat tárolják – teszi hozzá Kreutz László, a Fellowes Hungary Kft. ügyvezetője. – Nem utolsó sorban pedig jövő májusig el kell végezni a selejtezést, és gondoskodni kell a fölöslegessé vált iratok szakszerű, biztonságos megsemmisítéséről, amit aztán a jövőben is folyamatosan meg kell tenni.”

A Fellowes Brands

A Fellowes cég irodai és otthoni munkavégzést segítő termékek széles választékát gyártja és forgalmazza világszerte, többek között iratmegsemmisítőket, lamináló és spirálozó gépeket, archiváló konténereket, valamint irodai ergonómiai eszközöket.

Az 1917-ben Harry Fellowes által alapított és itascai székhelyű (USA – Illinois) Fellowes Inc. a világ 15 országában van jelen saját leányvállalattal, világszinten több mint 1200 alkalmazottat foglalkoztat, termékei pedig a világ több mint 100 országában elérhetőek.

Bővebb információért látogasson el a www.fellowes.hu weboldalra!