Hol tart ma az automatizált könyvelés?
Automatizált könyvelési folyamatok, döntéstámogató rendszerek és a mindennapi munkát megkönnyítő informatikai fejlesztések segítik a könyvelés és bérszámfejtés szakterületeit a Process Solutionsnél (PS), hazánk egyik vezető számviteli, adózási és bérszámfejtési szolgáltatásokat nyújtó vállalatánál.
A könyvelés és bérszámfejtés napjaink egyik legkeresettebb szakmája a piacon, bár a sztereotípiák sokszor időigényes, ismétlődő, manuális feladatokkal jellemzik a számvitellel foglalkozó szakterületeket. A digitális transzformáció felvirágzásának köszönhetően azonban számos folyamatot már most egyre modernebb technológiákkal helyettesíthetnek, így a jövőben a szakemberek még inkább a kihívásokra és értékteremtésre tudnak koncentrálni.
Mit értünk digitális transzformáció alatt?
A digitális transzformáció célja, hogy különféle informatikai eszközök felhasználásával alapvetően könnyítse meg és gyorsítsa fel az egyes munkafolyamatokat. Habár mindez egyszerűnek és egyértelműnek hangzik, a számvitel területén számos nehezítő körülményt figyelembe kell venni a törvényi szabályozástól kezdve a rendelkezésre álló erőforrásig.
Ahogy Sólyom Attila, a PS folyamatszakértője fogalmazott, olyan alkalmazásokról, portálokról van szó, amelyek sokkal átláthatóbbá, egyszerűbbé és felhasználóbarátabbá teszik a munkát. Emellett a papírhasználat csökkentése szintén egy nagyon fontos szempont. A könyvelés és bérszámfejtés során még mindig sokszor szükséges a papíralapú nyilvántartás is, azonban a fejlesztések egyre több folyamatra kínálnak digitalizált megoldást.
A Process Solutionsnél több alkalmazást is bevezettek az elmúlt időszakban, ilyen például a pénzügyi tervezést segítő eszköz, a munkaidő-nyilvántartás vagy a szabadságigénylő rendszer, melyek eddig Excelben működtek, viszont most egy digitális platformon sokkal esztétikusabb és átláthatóbb módon kezelhetők a kollégák számára.
Hol tart most az automatizált könyvelés fejlesztése?
A digitális transzformáció egyik legkézzelfoghatóbb és legizgalmasabb része egyértelműen az automata könyvelés. A törvényi szabályozás adott, és a PS-nél nagyon kontrollált környezetben már eljutottak odáig, hogy emberi beavatkozás nélkül került számla az e-mailből a könyvviteli rendszerbe könyvelt rekordként.
Mivel számtalan ügyféllel dolgoznak együtt, különböző portálokról, levelezőprogramokból gyűjtik össze az információkat, a számlák felismerésére pedig OCR technológiát használnak. Az Optical Character Recognition-t használó applikációt bizonyára sokan ismerik már, ennek segítségével tudunk a legegyszerűbben külföldi szövegeket lefordítani a saját nyelvünkre. „A számlákon azonban ehhez képest jóval több adat szerepel, ami egy szakembernek nyilvánvaló, de a számítógépnek egyelőre bonyolult belőle strukturált adatot gyártani. Nagyon izgalmas, hogy hova jut majd ez a technológia, de csapatunk eltökélt szándéka, hogy ezen a területen is segítsük a könyvelők munkáját” – mondta el Sólyom Attila.
Mire érdemes figyelni a digitális megoldások bevezetése előtt?
A digitális transzformáció egy viszonylag időigényes folyamatnak tekinthető, hiszen első körben fel kell mérni menedzsment oldalról az igényeket, és ezután kezdhetnek el a fejlesztők dolgozni az adott problémán. Több szempontot is szükséges figyelembe venni, fontos kérdés, hogy egyéni és vállalati szinten hogyan csapódik le a változás. „Az egyik legnagyobb kihívás, hogy ha egy új megoldás bevezetése egyéni szinten nehézségeket jelent, akár többletmunkaként élheti meg az adott kolléga, ugyanakkor összvállalati szinten mindez azt jelenti, hogy sokkal jobb döntéseket tudunk hozni” – mondta el Sólyom Attila.
Pinczés László, a PS menedzsere szerint mindezek mellett egyáltalán nem mindegy, hogy mekkora cégről beszélünk. Míg a kisebb cégeknél sok esetben nem érzik szükségesnek a felhasználók a változtatást, az akár nemzetközi háttérrel rendelkező nagyvállalatoknál inkább az okozhat gondot, hogy a fejlesztéseket nem tudják igazán testreszabni. „A Process Solutions cégmérete pont kellemes ahhoz, hogy rugalmasan nagyon érdekes dolgokat tudjunk létrehozni, és ami még fontosabb, ki is tudjuk próbálni ezeket a technológiákat hosszadalmas jóváhagyási folyamat nélkül” – tette hozzá Pinczés László.
A digitális transzformációról szóló teljes beszélgetés meghallgatható a PS podcast sorozatának legújabb részében.
