Akár napi 2-3 órát is spórolhat a munkaidejéből az, aki hatékony táblázatokkal dolgozik

A magyar vállalkozások csaknem nyolcvan százaléka rosszul használja a táblázatkezelő rendszereket, és még ma is egyfajta digitális „kockás füzetként” tekintenek rá

Egy irodista élete gyakran számokból és különféle adatokból áll, hisz nyilvántartásokat, listákat, elszámolásokat vezet, erre pedig sokan valamilyen táblázatkezelő programot használnak. És bár az elérhető rendszerek már több évtizede gazdagítják a munka ezen eszköztárát, a szakértő megállapítása szerint a felhasználók 80%-a még mindig csak alapszinten használja az egyébként jóval nagyobb potenciállal rendelkező programokat. „Rendkívüli módon visszavetheti a vállalkozások hatékony működését, ha a munkatársak nem tudják a táblázatokat megfelelően kezelni. Aki egy jól beállított Excel vagy Google táblázattal dolgozik, kétszer hatékonyabban él, hisz egy nap akár két-három órát is megspórolhat az idejéből.” – fejtette ki Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

Három szintre oszthatók a magyar kkv-k a táblázatkezelési módszereik szerint

A szakértő iparági tapasztalatai alapján a mai felhasználók érettsége három szintre osztható aszerint, hogy ki milyen hatékonyan alkalmazza a táblázatkezelő rendszereket. Az első szint, amikor a cég arra használja az Excel vagy Google táblázatot, hogy átlátható módon adatokat jelenítsen meg benne, esetleg számokat adjon össze számológép nélkül. A táblázatkezelés ezen a szinten nem nevezhető hatékonynak, csak az adatok ábrázolására szolgál. Mégis itt rekednek meg a legtöbben.

A második szint, mikor a felhasználó egy vállalatirányítási rendszerből készen kapja a táblázatot és készség szinten tudja, milyen mezőben, hova kell kattintania ahhoz, hogy bizonyos adatokat megkapjon. Ebben az esetben viszont nem a felhasználó határozza meg a rendszer struktúráját. Ilyenkor az a legnagyobb probléma, hogy a táblázatokból nem tud külön kimutatásokat készíteni, vagy nem tudja más táblázatokkal összekötni azt. A szakértő szerint nem ritka eset, hogy ilyenkor számológéppel, egyenként adják össze az adatokat a végső eredmények kiszámításához.

A harmadik, egyben ideális szint az, amikor a felhasználó már valóban képes releváns üzleti problémák megoldására a táblázaton belül. Ez annyit tesz, hogy nyilvántartást vezet, pénzügyi elszámolásokat készít, vagy leltárkészletet tart számon. Ilyenkor a táblázat már képes betölteni egy hatékony számolótábla szerepét a vállalat életében. Ez az a szint, amikor már magabiztos táblázatkezelésről beszélhetünk. „A számolótábla azért jó szó ezekre a táblázatokra, mert már úgy vannak összerakva, hogy különböző műveleteket lehessen rajtuk végezni. Tehát sorba rendezni, keresni, diagramokat szerkeszteni, több táblázatot összekötni, kimutatást csinálni, vagy akár elemezni különböző dimenziókban. A legnagyobb probléma, hogy jelenleg száz emberből egy az, aki ilyen szintű hozzáértéssel rendelkezik.” – osztotta meg tapasztalatait a szakértő.

Sokan még mindig „kockás füzetként” használják az Excelt

A magyar vállalkozásokra jellemző vélekedéssel ellentétben nem kell programozónak, vagy matematikusnak lenni ahhoz, hogy valaki megértse a táblázatkezelőkben elérhető úgynevezett „számolótáblák” lényegét és elsajátítsa az adatok hatékony kezelésének módszerét. Ehhez viszont arra van szükség, hogy a felhasználók szintet lépjenek és ne csak az adatok táblázatszerű ábrázolására használják ezeket a programokat. „Ahhoz, hogy a kollégák képesek legyenek releváns üzleti problémákat megoldani a táblázatokban, rá kell jönniük arra, hogy ez a rendszer több, mint egy kockás füzet, amibe írogatni lehet.” – érvelt Juhász Viktor, a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

A home office a felhőalapú táblázatkezelők iránti igényt is berobbantotta

Az elmúlt években a home office és a hibrid munkarend megjelenésével a cégek számára előtérbe kerültek a felhő rendszerek által kínált rugalmas funkciók, mint például az online együttműködés, vagy automatikus mentés. Ez a táblázatkezelő rendszerek esetében sincs másképp: egy táblázat akkor tud hatékony támogatást nyújtani, ha képes arra, hogy egyszerre többen dolgozzanak benne. Ezáltal az is rendkívül fontossá vált, hogy a táblázatkezelő megbízható biztonsági és mentési beállításokkal rendelkezzen. Elengedhetetlen funkció, a naplózás is, ami megmutatja, hogy ki, mikor és mit szerkesztett benne, hiszen csak így válnak mindenki számára lekövethetővé a különböző munkafolyamatok. Emellett egyre lényegesebb elvárás, hogy a különálló táblázatok egymásba integrálhatóak legyenek. Ezeknek a feltételeknek egyszerre jelenleg csak a felhőmegoldás képes megfelelni. „A Google felhő alapú rendszere azért hatalmas kitörés a táblázatkezelők világában, mert rajta keresztül a különböző területeken dolgozó munkatársak együttműködése is komfortosan, fizikai korlátok nélkül, alapértelmezésben tud megvalósulni.” – hangsúlyozza Juhász Viktor, a felhő alapú rendszerek szakértője.

5 tipikus hiba, amit a felhasználók elkövetnek a táblázatkezelés során

Nem használnak adattípusokat – Aranyszabály, hogy még mielőtt bármihez nekilátunk a táblázatban, állítsuk be a cellák adattípusait. Így elkerülhető, hogy a táblázat félreértelmezze és átírja az adatokat.

Egy cellába több értéket tesznek. Táblázatszerkesztés szempontjából nagyon fontos, hogy egy cellában csak egy érték legyen, mert csak így fogja tudni később elvégezni a kívánt műveleteket.

Mindent külön munkalapon kezelnek. 10-ből 9 felhasználó biztosan beleesik ebbe a hibába.Számukra bizonyára hasznos tanács, hogy a különböző hetek, hónapok, évek külön munkafüzeten történő vezetése helyett inkább egy munkafüzeten belül külön oszlopokban kezelje őket. Ugyanis műveleteket csak az egy munkalapon lévő adatokkal lehet elvégezni, tehát egy éves elszámolás, vagy leltár alkalmával rengeteg plusz munkája lesz annak, aki a hónapokat külön füleken vezette.

A táblázatokat a vizualitás szintjén kezelik. Gyakori hibába esik az a felhasználó, aki a táblázatot csupán szépre szeretné megcsinálni, miközben nem veszi figyelembe annak valódi funkcióját. A probléma, hogy ilyenkor csak az ábrázolás szintjén fog működni a táblázat, de a műveletek elvégzésére már nem lesz képes.

Nem használják a Pivot funkciót. A Pivot, magyarul kimutatás varázsló az egyik leghasznosabb funkciója a táblázatkezelő rendszereknek, ami az Excelben és a Google táblázatban is megtalálható. Ez a beállítás képes arra, hogy több ezer sorban és oszlopban elhelyezkedő adathalmokat pár kattintással elemezzen. Aki ezt a funkciót megismeri, az már tényleg csodákra képes a táblázatok kezelése során.

A hatékony táblázatkezeléshez tehát szükség van a felhasználók informatikai érettségére és arra is, hogy lássák, milyen mértékben egyszerűsítheti a napi munkavégzést a programok rendeltetésszerű kezelése. Ez a kérdés a szakértő szerint a vállalatirányításban is döntő szerepet kaphat.

„Amíg a kollégák nem rendelkeznek a hatékony táblázatkezeléshez szükséges képességekkel, addig a cég nem fog tudni más vállalatirányítási-rendszert bevezetni, mert ahhoz felhasználói érettség kell. Ezt azt az érettséget úgy lehet legegyszerűbben megszerezni, ha a vállalat olyan szakértő segítségét kéri, aki megmutatja, hogyan tudnak munkatársaik a táblázatokon keresztül értéket teremteni és időt megtakarítani a napi munkavégzés során.” – zárta Juhász Viktor.